Cualquier persona está más o menos familiarizada con las mejoras obtenidas en las fábricas gracias a la aplicación de las técnicas industriales. Sin embargo, pocos son conscientes de que se pueden aplicar esas mismas técnicas al entorno transaccional, tanto en una empresa industrial (recepción de pedidos, planificación de la producción, aprovisionamiento, generación de listas de expedición, etc.) como en una empresa de servicios (tramitación de expedientes, solución de quejas, etc.).
En realidad, debido al “aislamiento” en el que ha vivido el entorno de la oficina con respecto al aumento de productividad en la fábrica, las oportunidades de aplicación de las técnicas industriales al entorno transaccional son muy atractivas.
Estudios llevados a cabo por el Grupo Galgano en empresas europeas demuestran que:
• La eficiencia media de las personas que trabajan en procesos transaccionales raramente supera el 15% (midiendo la eficiencia como porcentaje del tiempo total que las personas dedican a procesar la información).
• El tiempo dedicado a la solución de problemas supera con creces el tiempo dedicado a procesar de manera estándar.
¿Qué tiene que ver Toyota con los procesos transaccionales y cómo me puede ayudar en mi trabajo? Toyota es una compañía que se destaca claramente del resto de fabricantes de vehículos por la eficacia con la que gestiona sus procesos de producción. El sistema de producción de Toyota (Toyota Production System, TPS, en sus siglas en inglés) es el espejo en donde se han mirado miles de empresas industriales y de servicios para mejorar sus operaciones y sus procesos de producción. Esta revolución, aparentemente alejada del mundo transaccional, ha llegado ya. Muchas empresas están aplicando los principios del TPS para mejorar sus procesos transaccionales, reduciendo los plazos de respuesta, el número de errores, la carga de trabajo dedicada a actividades sin valor añadido…
¿Qué quiere decir Lean Administration? Lean, literalmente, quiere decir “magro”, “sin grasa”. En nuestra actividad cotidiana podemos asimilar la grasa a los despilfarros en cualquier aspecto. Dado que la grasa es todo o que entorpece nuestra actividad cotidiana, lo que dificulta que seamos ágiles y flexibles, es fácil darse cuenta de los beneficios de puede reportar eliminar todo lo que nos sobra. Si aplicamos el término Lean a la actividad transaccional, disponer de unos procesos sin grasa, sin despilfarro, nos permite dar respuesta de manera ágil a las demandas del entorno trabajando mejor, no más.
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